采购管理制度(完整)
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采购管理制度
第1条 目的
为了提高采购工作效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司生产经营需求,进一步规范采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司及控股子公司范围内,各类物资(原材料、辅助材料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品等)或劳务(技术、服务等)的采购。
第3条 采购申请
2、 采购申请定义:是指某部门、生产单位、个人根据需要确定一种或多种物资或劳务,并按照规定提报需求的过程。
3、 采购申请提出要求:需求部门根据需要提出采购需求后要经过复核或审批,确保需求的必要性和需求量的准确性。
4、 采购量的确认:需求部门应会同仓储部门,共同确认产品库存量(考虑安全库存)确定采购需求量(为避免库管人员对库存物资不熟悉或是同物异名等,导致有库存而不必要采购,占用资金情况发生,需求部门与仓储部门对采购量共同负责),填报采购申请单,采购申请单要详细填列。
5、 采购申请单
采购申请单
年 月 日
申请部门 | 申请人 | 采购人 | |||||||||||
申请理由 | |||||||||||||
品名 | 规格/型号 | 用途 | 单位 | 需求量 | 库存量 | 采购量 | 时间要求 | 备注 | |||||
仓储 | 经理 |
第5条 采购受理
2、 采购部门接到需求部门采购审批单后,根据部门分工及具体工作需要,由负责人根据规定确定采取招标采购或询价采购;
3、 招标采购的指定负责人,进行招标准备工作,协调成立招标领导小组,编制招标文件,发布招标公告或招标邀请函,按照规定组建评标小组等工作;
4、 询价采购的指派采购人员实施采购,直接将采购人员名称填写在采购申请单采购执行人栏。
第6条 采购询价、比价(采购招标相关业务另行规定)
2、 采购执行人,接到采购任务后,要及时收集采购信息,根据中标产品的执行标准向相关的单位发出采购询价单并索要样品,产品检验报告等(采购询价单格式见附件)。
3、 采购询价对象数量要求:采购询价不得少于3家。为避免收回的询价单少于3家影响采购效率,发出采购询价单原则上要多于3家。
4、 比价
采购执行人对收到的采购询价单,要进行分析对比,并根据公司区域销售经理提供的对询价单可能存在的异议部分(如:综合采购总体报价较低,但是个别报价高于其他比价供货商报价)要及时进行沟通确认,并取得对方回传的扫描或传真确认件方能生效。
采购执行人,根据寻比价情况,给出目标采购建议,报部门负责人审批后,报审计部进行复核。
第7条 审计复核
2、 为加强过程审计,避免或减少由于各种原因导致的采购支出增加,审计部对寻比价结果,应采取适当措施进行复核。
3、 审计人员的复核,包括但不限于原询价范围,并应当适当拓宽询价范围,以便充分评价,寻比价的准确性、适当性。
4、 审计部门对复核无异议的,签署复核意见后,返回采购执行人。由采购执行人进行相应的采购审批。
5、 审计复核有异议的及时反馈相关意见,并根据复核结果提出相关的处理建议。
第8条 采购审批
2、 采购执行人将经审计复核的采购建议,报总经理审批。
3、 总经理应明确签署同意或不同意的意见。
第9条 合同拟定及审核
2、 采购执行人根据审批结果,拟定合同草稿。
3、 拟定的合同条款报法务审核,进行法律风险把关。并将审核结果一并反馈采购执行人。
第10条 合同审批
经财务及法务审核后的合同,进行会签、盖章、存档。
第11条 采购入库
2、 任何形式的采购物资都必须办理入库手续。采购执行人需凭采购入库单据办理冲账及款项支付申请。
3、 仓储人员依据采购合同或采购订单,与来货清单进行核对,核对相符的,清点或称量来货数量,依据实际清点或称量结果办理入库手续,并在来货回执上签字,对存在的差异及时通知采购人员进行处理。
4、 特殊物资不能或不适合入库存放的(如:体积大,入库存放产生较大二次搬运费用,使用现场具备存放条件,且不会造成流失的),也要办理入库手续,同时办理出库手续,由保管责任人或领用人在出库单签字,以明确保管和使用责任。
5、 需要进行检验的物资,办理与入库手续,并及时通知检验部门进行检验,检验合格后办理入库手续;
对检验不合格的,检验部门要及时通知采购执行人,进行处理,退货或折价接收,折价接收的需要履行审批手续。
6、 严格禁止不经审批的让步接收。让步接收要确保所采购的物资能够使用,并且不产生额外费用,增加额外成本,或是额外费用、成本能够得到补偿。
第12条 采购付款
2、 采购执行人需凭经批准的采购合同、采购订单申请支付采购预付款。
3、 货物到达后采购执行人需凭采购入库单、合同及发票等,依据合同约定进行款项支付申请。
4、 采购原则上使用转账付款,除特殊采购外,尽量减少现金使用。
5、 财务部门对采购付款申请,依据采购合同及检验报告进行审核,审核通过的办理付款手续。并及时进行账务处理。
第13条 采购备用金
1、为应对突发、零星采购需求,采购实行小额备用金制度,金额暂定500元。
2、备用金凭经审批的采购申请单,经批准方可使用,
3、备用金仅限于以下范围内使用:
(1)生产、建设过程中,因突发事件引起的,应急维修需要的备件;
(2)零星、小额采购的非库存储备物资;
(3)不进行紧急采购将影响生产、建设的物资,此类采购使用备用金,材料需求部门要说明原因,明确责任。
(4)备用金实行报销制度,发生备用金采购业务后,7日内进行报销,补足备用金,非经特殊审批备用金额度不做调整。
(5)备用金采购仍需执行询、比价制度,特殊紧急采购经总经理批准,可在采购后将询比价资料报审计部审查。
第14条 票据处理
2、 采购人员在取得发票后,必须在7日内到财务部门办理相关报账手续,逾期未办理,按照规定进项处罚,日期计算以本条第2款规定为计算依据。
3、 随采购物资同时开具发票的,当地以发票开具日期为准;
外地采购采购人员带回票据,以回程车船票日期为准准;
邮寄发票以邮件收到日期为准,计算发票应缴纳日期。
4、 发票丢失的,依据不同情况给予处罚。
第15条 供应商一览表
1、采购人员应在获取报价的同时索要供应商的企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质文件。
2、已有合作的供应商或有相关业务关联的供应商应建立供应商档案,存档,以备后期合作时的筛选资料。
第16条 采购人员行为准则
2、 严格按照采购流程开展工作,自觉接受监督。
3、 严格执行询价、比价、议价程序。杜绝程序外议事。
4、 三不:不接受供应商各种招待;
(不吃请、不接受礼品、不接受礼金)不用私人电话联系业务;
不参加影响公司采购业务的各项活动。
5、 礼仪性物品、礼金一律上交。
6、 严格遵守保密制度,不向无关人员泄露业务内容。
7、 定期学习业务知识,不断提高自身工作能力。
8、 严禁利用采购职权,吃、拿、卡、要,收受贿赂。
第17条 罚则
2、 对利用采购职权,吃、拿、卡、要,收受贿赂。将追究经济责任并予以开除,并保留采取法律措施,追究相关人员法律责任的权利。
3、 对违反采购流程,不进行询价的,每次处以100—500元处罚;
对询价过程中弄虚作假,寻比价结果与实际采购价格相差较大的,单价500元以下,同规格、同型号、同厂家相差达到10元/单位或达到10%,处以100--500元处罚,单位价值在500元以上差异达到或超过2%的,每次处以500—2000元处罚。
4、 出以上特殊规定外,违反其他行为准则的,处以200元/次的处罚。
5、 未按时递交发票的,每次处以200元处罚。
6、 发票丢失,普通发票能够补开的,专用发票能够取得开具方发票复印件的,每次处以300元处罚;
发票丢失,普通发票不能补开的,处以发票税点金额1.5倍,不超过1000元处罚,专用发票无法取得开具方发票复印件,又不能补开的处以进项税额2倍2000元以下处罚。按约定应当取得发票而未取得的,比照发票丢失处理。
7、 对不按规定办理出、入库手续的,严禁事后库管员私自给予补办手续,一经发现对库管员及业务人员分别处以200元/次处罚。
8、 对于不办理入库手续的,直接将采购物资交付使用人使用的,对采购执行人每次处以300元处罚。
9、 由于工作疏忽、不负责任,提报采购量不准,造成多采购,能进行退货的,对相关责任人处于发生费用1.5倍处罚,直接领导处以所产生费用50%处罚,主管领导处以3%处罚。
10、 由于工作疏忽、玩忽职守,提报采购需求不准,无法退货造成资金占用的,对直接责任人处占用资金2%--10%处罚,直接领导处以3%处罚,主管领导处以1%处罚。
11、 由于工作疏忽,核实库存量不准,导致多采购,虽然退货,但产生额外费用的,对负直接责任的需求部门人员、仓储部门人员共同承担所发生费用1倍处罚,对仓储负责人处以所发生费用5%处罚。
12、 由于工作疏忽,核实库存量不准,导致多采购,无法退货,导致资金占用的,对直接责任人处占用资金2%--10%,2000以下处罚,仓储直接领导处以3%处罚。
13、 触犯法律的,公司将根据实际情况,追究相关责任人法律责任。
第十六条 奖励
对工作认真负责,成绩突出的人员,将根据绩效考核情况,由所在部门提出申请,给予相应奖励。
第十七条 本制度的由人力资源部门负责解释。
第十八条 本制度于批准执行之日起生效。
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